Сегодня понедельник, 10.05.2021: публикаций: 6345
09.07.2020 14:04
Интервью, мнения.
Просмотров всего: 11643; сегодня: 14.

Важные уроки для эффективного виртуального менеджмента

Важные уроки для эффективного виртуального менеджмента

Как руководить командой в условиях домашнего офиса? Четыре руководителя и выпускника WU Executive Academy, делятся своим опытом по успешному управлению сотрудниками из дома и дают советы о том, как добиться успеха в это непростое время. 

Домашний офис неожиданно стал реальностью во многих секторах бизнеса. Десятки тысяч сотрудников крупных и средних предприятий в Австрии работают из дома. В Германии, согласно исследованию Bitcom, половина работающего населения сейчас трудится удаленно. Это непростая задача не только для сотрудников, но и для менеджеров, особенно в том случае, если цифровые инструменты и онлайн-коммуникация до сих пор не играли существенной роли в их стиле руководства.

Как менеджеры справляются со вспышкой коронавируса? И как они руководят своими командами? Мы обратились за советом к предпринимателю, эксперту по отчетности, менеджеру по развитию бизнеса в области медицинских технологий и специалисту по диджитализации, уже много лет использующему онлайн-сотрудничество в качестве стандартного способа работы, и выяснили, как можно эффективно руководить командами в условиях домашнего офиса.

Предприниматель Гаральд Трауч: «Прозрачность важнее, чем когда-либо»

Выпускник программы Global Executive MBA и управляющий директор нескольких компаний Гаральд Трауч верит в силу прямой и четкой коммуникации со своими сотрудниками. Вспышка коронавируса затронула его в нескольких аспектах. В настоящее время он занят координацией, делегированием и устранением проблем – часто тратя на это до 20 часов в сутки. Весь персонал его софтверной компании Dolphin Technologies сейчас перешёл на режим удаленной работы. «Благодаря использованию тикет-системы, обмену сообщениями и видеозвонкам, коммуникация протекает на удивление хорошо. Мы даже увеличили производительность в первые две недели режима самоизоляции», - говорит он. «Некоторые сотрудники уже работали удаленно раньше, поэтому нынешняя ситуация не является для них чем-то новым». На ранней стадии вспышки коронавируса многие клиенты цифрового агентства Трауча Blue Monkeys, особенно работающие в сфере B2C, приостанавливали кампании и переносили проекты. Однако в данный момент они осознали необходимость восполнять недостающий личный контакт с клиентами с помощью цифровых средств. Таким образом, после первоначального спада, бизнес снова набирает обороты. А вот кроссфит-студия Трауча переживает тяжелый период спада: «Мы закрыли тренажерный зал еще за несколько дней до того, как поступило официальное распоряжение правительства, чтобы защитить наших клиентов и персонал. Мы перевели на сокращенную рабочую неделю как сотрудников, занятых неполный рабочий день, так и тех, кто работал полный рабочий день, но решили выплачивать зарплаты в полном объеме персоналу, работающему на неполной ставке. Среди таких сотрудников много студентов», - говорит предприниматель. Он подчеркивает, что открытость в общении никогда не была столь важна, как сейчас: «Я прилагаю еще больше усилий для выстраивания коммуникации». Ночью он пишет сообщение за сообщением, чтобы держать всех в курсе происходящего и подвести итоги рабочего дня. «Я всегда ценил ясность и открытость в отношениях со своими сотрудниками, а в нынешней ситуации это стало необходимостью. Это также касается обсуждения деликатных тем, таких как вынужденный переход на режим неполной рабочей недели». Очень важно уметь стремительно реагировать в условиях кризиса: «Мы с самого первого дня работали с полной самоотдачей, чтобы адаптироваться к новой ситуации. В результате наши команды почувствовали мотивацию и уверенность, что у нас есть план». Помимо рассылки ежедневных обновлений, нам удалось привлечь новых клиентов и разработать новые бизнес-модели. Например, компания начала сотрудничество с крупной австрийской газетой, чтобы предлагать фитнес-видео онлайн. Серийный предприниматель также выступил руководителем проекта и возглавил команду, которая в режиме онлайн в течение нескольких дней разработала Novid20. Приложение для отслеживания вспышки коронавируса уже используется правительством Грузии. Нынешний кризис сильно ударит по многим отраслям и компаниям, но Гаральд Трауч подчеркивает одну вещь: «Сдаваться не выход! Неудачи могут превратиться в отличные возможности для развития новых бизнес-моделей. И, по крайней мере, окружающая среда получит передышку».

Эксперт по отчетности Йоганна Гофманн: «Приоритеты меняются»

Йоганна Гофманн, выпускница Professional MBA Finance, возглавляет отдел HSSE Performance Monitoring в международной интегрированной нефтегазовой компании OMV со штаб-квартирой в Вене. Как и многие другие, она в настоящее время руководит своей командой из семи сотрудников из дома. «В прошлом работа из дома была чем-то исключительным и допускалась лишь время от времени», - вспоминает она. Раньше она иногда брала домой документы для проверки, но в виртуальном общении с коллегами не было необходимости. «Мы общались в онлайн-режиме только из офиса, когда работали с международными коллегами». Команда Гофманн в Вене отвечает за системы отчетности и мониторинга здоровья и защиты окружающей среды. На данный момент она тесно сотрудничает с ИТ-отделом, который занимается внедрением новой системы. Йоганна Гофманн подчеркивает, что руководители обязательно должны пересмотреть свои обязанности в свете изменившихся обстоятельств: «Конечно, наши задачи по-прежнему важны, но приоритеты изменились; мы должны, например, убедиться, что система SAP функционирует у всех, кто с ней работает». Кроме того, она считает, что должна оказывать моральную поддержку своей команде: «Члены моей команды - очень ответственные и добросовестные люди и всегда выполняют свою работу вовремя. Но некоторые задачи трудно решить из дома. В таких случаях я заверяю их, что все в порядке, и пытаюсь правильно расставить приоритеты в этой исключительной ситуации».

Что касается виртуального общения, то по словам Гофманн, она была приятно удивлена. «Во время онлайн-собраний по скайпу или телефону все участники гораздо более сфокусированы, чем в офисе. Все хорошо подготовлены и выходят на связь вовремя. Нам удается максимально обсуждать работу и практически не отвлекаться, потому что нет никаких «промежуточных» вопросов, которые возникают мимоходом во время личной беседы в офисе». Регулярные встречи команд, которые раньше проходили раз в неделю, теперь проводятся два раза в неделю. Более того, характер общения изменился: «Важно, чтобы вы, как руководитель, могли поддержать своих сотрудников в личных вопросах, когда это необходимо, а не сосредотачиваться исключительно на работе. У некоторых коллег есть дети, кто-то из них нуждается в большей поддержке, чем другие. Я считаю частью своей работы необходимость слушать представителей нашей команды и давать им возможность поговорить с кем-то, кто не является членом их семьи». Вся команда Йоганны Гофманн живет в Вене, но некоторые сотрудники приехали в Австрию из других стран, таких как Казахстан, Тунис и Великобритания. По этой причине она делится с ними актуальной информацией о распространении коронавируса в Австрии на английском языке, и в этом тоже состоит ее задача как менеджера.

Все остальные встречи с коллегами и подрядчиками в настоящее время Гофманн тоже проводит с помощью видео- или телефонных звонков. Помимо всего прочего, она реорганизовала тренинги, чтобы их можно было проводить онлайн. «Я предпочитаю взаимодействовать со своей аудиторией вживую, чтобы получать прямую обратную связь», - говорит Гофманн. Четырехчасовые Skype-тренинги, во время которых практически невозможно наблюдать за участниками, могут быть очень утомительными. «Всегда есть риск, что люди теряют фокус, как только выключается камера», - добавляет она. Однако в группах до 15 участников это необходимо для поддержания качества передачи данных. В целом участники, как правило, принимают активное участие в тренингах. В конце концов, постепенно привыкаешь к потере визуальной обратной связи.

Йоганна Гофманн убеждена, что нынешняя ситуация определит формат работы многих компаний после коронакризиса: «Я надеюсь, что мы будем работать более гибко и что будет больше онлайн-сотрудничества, в том числе и на глобальном уровне. Многие люди уже сейчас приходят с творческими идеями, потому что текущая ситуация освободила большое количество ресурсов».

Гофманн рассказывает о новой сотруднице, молодой маме, которой она сказала, «что это абсолютно нормально - выходить на улицу с ребенком во второй половине дня. В данный момент мы просто не работаем с девяти до пяти». Гофманн также видит преимущества гибкого графика работы. «Если вечером у меня запланирован звонок в Новую Зеландию, во второй половине дня я позволяю себе освободить немного времени для отдыха».

Менеджер по развитию бизнеса Кристиан Кесинович: «Эмпатия - это то, что сейчас нужно больше всего»

Кристиан Кесинович обычно проводит много времени в самолете. Старший менеджер по развитию бизнеса отвечает за освоение новых рынков и расширение компании по производству медицинского оборудования Dentsply Sirona. Он возглавляет команду из семи человек, большинство из которых находятся в Гетеборге в Швеции, и часто ездит в командировки по проектам, связанным с выходом на новые рынки. В настоящее время он общается только посредством видеозвонков. Встречи с командой проводятся один раз в неделю для обсуждения и распределения задач. «Это очень забавная ситуация, потому что сейчас я использую виртуальный тип сотрудничества не только с моими коллегами, но и с внешними деловыми партнерами, с которыми я никогда не встречался», - комментирует он. Отсутствие возможности встретиться лично усложняет задачу по развитию бизнеса: «Обычно вы можете просто вместе поужинать, особенно если речь идет о более опытных менеджерах», - объясняет он. Звонки с коллегами проходят без нареканий. В то же время приходится прилагать более сознательные усилия для структурирования повседневных дел. «Цифровые инструменты, такие как MS Teams, очень помогают придать проекту четкую структуру». Это открытие стало для него полной неожиданностью: «Я даже включил в свой список дел прохождение ускоренного курса по использованию этого инструмента: он превосходен и предлагает множество функций, которые действительно помогают нам в данный момент. Например, в дополнение к еженедельным собраниям нам нужно только проверить цифровой список дел для получения четкого обзора всех задач». Несмотря на то, что потребность во внутренней коммуникации между членами команд варьируется от сектора к сектору, для всех менеджеров в период неопределенности справедливо одно: «Эмпатия - это то, что сейчас наиболее необходимо», - говорит Кесинович. Сегодня как никогда важно учитывать индивидуальную ситуацию каждого сотрудника и уделять время и выслушивать его личные проблемы, чтобы поддерживать командный дух. Это особенно актуально во времена, когда будущее кажется таким неопределенным. Он отмечает, что, с другой стороны, количество онлайн-встреч будет расти, в том числе и с внешними партнерами, что приведет к сокращению количества личных встреч. Тем не менее: «Мы социальные существа. Естественно, в разных отраслях все будет складываться по-разному, но я убежден, что личная встреча останется наиболее эффективным способом создания прочной основы для устойчивых, успешных деловых отношений. Взаимодействие с другими людьми и возможность смотреть друг другу в глаза по-прежнему будут иметь большое значение в деловой жизни. В то же время я не сомневаюсь, что мы будем продолжать использовать некоторые преимущества цифрового взаимодействия и после коронавируса». 

Хоумофис-эксперт Сандра Бихль: «Четкие указания и открытые каналы связи»

С 2013 года дистанционная работа стала стандартом для Сандры Бихль, генерального директора Career Angels, компании, занимающейся карьерным консалтингом и ориентированной на руководителей и менеджеров. В компании насчитывается более 20 сотрудников, работающих в разных странах Европы. Работая удаленно, Сандре Бихль удалось пожить в таких странах, как Польша, Германия и Эквадор. В 2014 году она стала партнером WU Executive Academy в сфере предоставления услуг по развитию карьеры и регулярно проводит семинары и вебинары по таким темам, как управление карьерой руководителя, международный поиск работы, личный бренд или LinkedIn. За последние три года она провела почти целый год в путешествиях. Шесть недель назад она наконец обосновалась в Лиссабоне. У Сандры Бихль есть четкие правила общения со своей командой. Она следует иерархии каналов связи, организованной в соответствии со срочностью задач. Существует также план B и план C на случай отказа технологии. Члены её команды имеют четкие договоренности о том, когда писать электронные письма общаться или разговаривать по скайпу. Телефонные звонки используются только в чрезвычайных ситуациях, которые, как сообщает Сандра Бихль, случаются один или два раза в год. Сотрудники поддержки работают на основе тикет-системы и имеют четко определенные задачи. У карьерных консультантов есть общий календарь, в который они вносят информацию о встречах и так называемом «времени сосредоточенной работы без перерыва». «Это уменьшает количество отвлекающих факторов», - говорит Сандра Бихль.

Босс следует тем же правилам, что и сотрудники: когда Сандре Бихль нужно что-то обсудить с одним из членов команды, она спрашивает в чате, свободен ли этот человек для разговора. «Сотрудник вполне может ответить отрицательно, если занят, и предложить другое время для звонка». Сандра особенно тесно сотрудничает с двумя коллегами: «Еще до начала встречи мы добавляем в календарь темы, которые планируем рассматривать», объясняет Бихль. Она обеспечивает четкие правила общения уже на этапе принятия на работу новых сотрудников. Они получают буклет, содержащий соответствующую информацию и глоссарий сокращений, используемых в организации. Это экономит много времени при написании электронных писем. «CA означает Career Angels, а FIM – сокращенный вариант от first introduction meeting («ознакомительная встреча»), - объясняет она. Всем тем, кто работает из дома впервые она советует: «Работайте над развитием самодисциплины, она часто недооценивается. Очень важно спланировать все на день вперед». Многим менеджерам в данный момент приходится вести коммуникацию о кризисе. Но все же: «Важно понимать, что вам не нужно прибегать к посторонним разговорам во время каждого телефонного звонка или чата. В компаниях, где нужно делать множество звонков каждый день, это просто непростительная трата времени». Она наблюдает непрофессиональное поведение со стороны некоторых руководителей, которых в настоящее время консультирует: «Бывали случаи, когда, к примеру, член правления одной компании позволял себе присоединиться к телефонной конференции с региональной командой с влажными после душа волосами и завтракать во время разговора. Это нельзя назвать хорошим примером поведения, по крайней мере для компаний, в которых действует иерархическая структура», - говорит она. Она также рекомендует обратить внимание на обстановку в комнате, из которой вы осуществляете видеозвонок: ей уже приходилось видеть и грязную посуду на кухне и белье на сушилках, и это лишь некоторые примеры.


Ньюсмейкер: WU Executive Academy — 38 публикаций. Вы можете направить ньюсмейкеру обращение, заявку
Поделиться:
Ваше мнение
Есть ли у Вас домашние питомцы?
 Кошка
 Собака
 Птицы
 Грызуны
 Рыбки
 Пресмыкающиеся
 Другое
 Нет
Предложите опрос

Интересно:

Информационный проект ФармПром.РФ
09.05.2021 11:36 Консультации
Информационный проект ФармПром.РФ
Фармацевтическая промышленность (Фармпром) – отрасль промышленности, связанная с исследованием, разработкой, массовым производством и продажей лекарственных средств, субстанций и препаратов. Информационный интернет-проект ФармПром.рф посвящен фармацевтической...
Инвестиционный проект: B2B2C SaaS Транспортная платформа
08.05.2021 13:24 Товары и услуги
Инвестиционный проект: B2B2C SaaS Транспортная платформа
Сфера.Автоматизация предоставления персонализированных заказов водителям автотранспортных средств. Цели проекта.1. Переключить 70% самозанятых водителей такси Воронежа на платформу за счет устройства экономика проекта, и социального рычага.2. Получить трамплин для последующего развертывания...
Многодетные семьи Поморья освобождены от транспортного налога
07.05.2021 12:13 Новости
Многодетные семьи Поморья освобождены от транспортного налога
В Архангельской области в региональный закон «О транспортном налоге» внесены изменения, которые распространили действие льготы по транспортному налогу для многодетных семей на 2020 год. Первоначально преференция на территории региона была введена на период 2019 года. Льгота предоставляется семьям...
SteelSeries запускает Moments
07.05.2021 11:45 Товары и услуги
SteelSeries запускает Moments
SteelSeries, мировой лидер в игровой и киберспортивной периферии, представляет SteelSeries Moments — новый сервис, который позволяет быстро и удобно записывать игровые моменты и делиться ими с друзьями. До запуска Moments у геймеров было немного способов поделиться ярким эпизодом своей игры. Для...
Поисковый отряд судебных приставов «Томич» вернулся с мест сражений
07.05.2021 08:16 Мероприятия
Поисковый отряд судебных приставов «Томич» вернулся с мест сражений
Девятая поисковая экспедиция отряда проходила на территории Псковской области. Перед поездкой командир томских поисковиков Сергей Григорьев поставил несколько задач, основные из которых удалось выполнить. В их числе — нахождение останков 16 человек, уничтоженных фашистами в деревне Кудеверь в...